INFRASTAR Mid-Term Review meeting

Dans le cadre d'INFRASTAR, la réunion à mi-parcours (mid-term review meeting) s'est déroulée sur deux demi-journées (les 6 et 7 juin 2018) pendant la 3e semaine de formation organisée pour les ESRs (training week #03). Les informations "détaillées" (agenda, présentation) sont disponibles sur le site d'Infrastar ici et ci-dessous un petit résumé.

Afin de réduire les coûts et d'avoir le maximum de personnes présentes, il a été décidé d'organiser la réunion pendant la training week #03 en juin 2018.
Infrastar a proposé l'idée au Project Officer (PO) dès avril 2017 afin que tout le monde puisse bloquer la date (pour le PO, c'était un peu trop tôt pour une confirmation à 100% mais il était ok).

En termes de date (sachant qu'Infrastar a débuté en mai 2016 impliquant donc une réunion à mi-parcours en mai 2018) :
- Premier contact avec le PO pour une suggestion de date en avril 2017.
- Second contact pour une confirmation de la date en novembre 2017.
- Envoi d'un ordre du jour préliminaire en février 2018.
- Envoi d'un ordre du jour final et formalisé fin mars 2018.
- Réunion à mi-parcours le mercredi 6 et jeudi 7 juin 2018.

En termes de préparation, il a été demandé aux ESRs de remplir le document ici. Chaque tableau a ensuite été mis en page (titre de thèse, work package, photo de l'ESR, etc.) et l'ensemble a été concaténé avant d'être envoyé au PO le 30 mai 2018. De plus, dans le cadre de la rencontre entre le PO et les ESRs, il a été demandé aux étudiants s'ils souhaitaient avoir un entretien individuel avec le PO afin d'ajouter la liste au document susmentionné.

En termes de contenu (présentations des ESRs).
Dans les recommandations de la Commission Européenne, il est suggéré que les ESRs présentent leurs travaux en 10 minutes. Il a été demandé aux étudiants de faire une présentation PowerPoint de 15 minutes avec 5 minutes de questions. Par ailleurs, ils ont été évalué sur ces présentations dans le cadre de la training week.

En termes de feedback du PO à la fin de la réunion à mi-parcours.
- Le PO a confirmé que le draft du periodic report était ok pour le livrable "First periodic report" et a rappelé la deadline pour la soumission.
- Le PO a demandé à recevoir les raisons pour lesquelles certaines personnes du projet étaient absentes (3 superviseurs et 2 organisations partenaires sur 3, les membres du comité d'experts n'ont pas été invités).
- Le PO a rappelé que toutes les publications doivent être enregistrées sur le portail du participant.
- Le PO a conseillé de bien vérifier que les déclarations des chercheurs sur le portail du participant sont correctes car le calcul du paiement à mi-parcours est basé sur ces données.

En termes de feedback du PO suite à sa réunion avec tous les ESRs.
- Le PO a rappelé l'obligation de rémunérer les ESRs selon les exigences de la Commission Européenne.
- Le PO a reporté que les détachements, le rôle des co-superviseurs et la gestion du budget (institutional costs) n'étaient pas assez clairs pour les ESRs.
- Le PO a également reporté l'inquiétude de certains ESRs (en termes de salaires et de visas) quant à la fin de la subvention surtout pour les étudiants qui soutiennent après les 36 mois de financement (les thèses de doctorat durent 4 ans dans certaines institutions).

Les points positifs : le consortium est satisfait et le projet est bien géré