Final conference organisation

Bonjour tout le monde!

Long time no see

Nous sommes sur la dernière année de notre projet déjà et se pose la question de la Final Conference. En tant que PI, la logique nous a soufflé qu'organiser la FC après les fins de thèses de nos étudiants était plus logique puisque cela éviterait de trop les charger sur leur fin de thèse et nous permettrait d'avoir des lectures contenant des informations à jour. Cependant certains de nos partenaires pensent que si cela a lieu après la fin de leur contrat, les ESR ne viendront tout simplement pas.

Ainsi ma question est double: avez-vous déjà fait face à ce genre d'inquiétude et quand avec vous finalement organisé votre FC? Doit-on considérer la participation aux évènements (et à fortiori à la final conference) comme une obligation des ESR (au même titre que de participer au follow up questionnaire après la fin de leur thèse)?

Merci pour vos retours!

Hello,

Tous les étudiants ne soutiennent pas en même temps et il est difficile d'organiser la conférence finale avec tous les étudiants ayant soutenu dans les 48 mois du projet. Certains soutiennent au bout de 4 ans. Il est vrai que se pose la question de ceux qui auront fini leur contrat de 36 mois et qui rentreraient aussi dans leur pays #visa.
Dans le cadre d'infrastar, nous avions organisé la conférence finale dans les 48 mois du projet (1 mois avant le 1er confinement Covid) sachant que certains ESRs avaient terminé leur contrat de 36 mois, certains même travaillaient, d'autres avaient leur visa qui expirait. On a anticipé le problème en amont en partageant nos inquiétudes avec les bénéficiaires et les ESRs en demandant aux ESRs qui seraient dispos. Si le projet s'est bien déroulé, j'aime penser que la conférene finale est un moment attendu et apprécié : c'est la dernière occasion de se retrouver une dernière fois entre tous les membres du projet (du point de vue des ESRs et des superviseurs et de tous). Les frais de participation à la conférence étaient pris par le projet, contrat de 36 mois fini ou pas. Au final, je crois qu'un seul ESR n'a pas pu venir à cause d'un problème de visa.

Pour résumer, c'est délicat de rendre obligatoire la participation. Ce que je proposerais c'est d'organiser la conférence dans les 48 mois du projet au plus tard et faire un état des lieux de qui soutient, qui part, qui reste, blablabla pour aider à choisir une date qui convienne à toutes et tous.

Good luck & have fun (-:
A+

Bonjour Hakim,

Effectivement, c'est tout à fait ce que nous pensions. Et nous sommes partis sur une date dans les 48 mois, ni trop proche de la fin du projet, ni trop loin de leur fin de thèse. C'est rassurant de voir que cela avait fonctionné pour vous.

Merci beaucoup pour ton retour!