Paiement frais d'inscription et CVEC

Bonjour,

J'ai des difficultés avec ma Direction des Finances pour mettre en place le remboursement des frais d'inscription et de la CVEC.

Pour l'instant, en solution de facilité, nous exonérons les doctorants. Apparemment, si nous choisissons de faire payer les doctorants, le remboursement est également compliqué.

Ma question pour les PM de projets gérés par une université: Comment font vos services financiers?

• Arrivez vous à payer directement les frais d'inscription à partir de la ligne budgétaire du projet? Si oui comment faites-vous?
  
• La Direction Financière m'a informée que la CVEC devait obligatoirement être payée par l'étudiant, comment faites vous pour ce remboursement?
  

Merci pour votre aide,

Clara
(Université de Paris - PM de TrainCKDis)

Salut Clara,

Infrastar était coordonné par l'Université Gustave Eiffel et l'administration est parfaitement au courant que les doctorants ne doivent pas payés les frais d'inscription dans le cadre des ITNs.
Ainsi, les frais d'inscription + la CVEC ont été avancés par les doctorants qui ont ensuite été remboursés sur justificatifs. Les doctorants devaient remplir une "demande exceptionnelle de dépense directe par l'agent".

Good luck & have fun (-:
A+

De notre côté, dans le cadre du projet ITN Panorama, nous avons pu régler les frais d'inscription directement auprès de l'Ecole doctorale concernée via un bon de commande. Nous l'avons justifié auprès des services financiers via un extract du grant agreement indiquant que les ESR ne devaient payer aucun coût (dans le guide du participant il y a également cette information).

Pour la CVEC cela a été un peu plus houleux. Le fait est que seul les étudiants peuvent le régler ( via leur espace CROUS) et il ne s'agit pas d'un "simple" transfert de charges puisqu'il s'agit d'une autre entité. Nous avons donc, comme pour Infrastar, procédé à un remboursement après avance auprès des étudiants. Cependant, il a fallu bien clarifier auprès des services financiers qu'il ne s'agissait pas d'une demande de remboursement suite à désinscription (auquel cas il faut rembourser au CROUS) mais bien un remboursement sur avance dans le cadre du projet etc...

Mon conseil, bien préparer ses justificatifs et explications pour éviter toute incompréhension.

J'espère que cela sera utile!