Paiement evenement

Bonjour,

J'ai une question concernant le paiement d'un évènement. Le bénéficiaire qui accueille l'évènement va se faire facturer la totalité du montant, il va avancer les frais et se faire rembourser par le bénéficiaire coordinateur (qui prélèvera ensuite sur le budget des autres bénéfiaires). Apparemment pour cela il faut une demande écrite du bénéficiaire coordinateur afin d'augmenter en interne le budget pour le projet

Est-ce que quelqu'un a déja fait face à cette situation? Quelle est la démarche à suivre?

Merci par avance

Emmie

Bonjour Emmie,

Pour ma part, je n'ai pas rencontré cette situation.
Concernant Infrastar, nous avions un pot commun géré par la coordination et qui couvrait les dépenses que tu mentionnes.
Cela étant dit, je comprends que la "demande écrite du bénéficiaire coordinateur" est demandée par l'administration du bénéficiaire coordinateur et dans ton cas ce serait l'INSERM. Tu leur as déjà probablement poser la question : l'INSERM n'a jamais rencontré cette situation ?
Il est possible que la question de la (re-)facturation entre bénéficiaires soit posée et dans ce cas, cette pratique est autorisée dans le cadre des ITNs (cf compte-rendu réunion09).

A+

Bonjour,

Nous ce que nous avons fait, est que nous avons ajouté un amendement dans le Consortium Agreement qui indique que, pour des raisons de flexibilité, le beneficiaire organisateur paie pour tout ce qui concerne l'organisation et refacture au coordinateur à l'issue. Notre institution a ensuite souhaité ajouté que cela devrait passer par une convention de reversement (soit un accord écrit et signé par les deux parties pour acter du montant qui serait reversé pour le remboursement, en indiquant bien que ce montant ne devrait pas excéder le montant initialement prévu pour l'organisation de l'event).

Je ne sais pas si c'est clair, j'espère

Merci beaucoup Emmie pour le partage.

J'en profite pour donner des compléments d'information à cette pratique de "refacturation" entre bénéficiaires.

"Dans le cadre des projets ITN, il est courant de mettre en place un budget commun alimenté par une partie des coûts B2 de chaque bénéficiaire, et dont le coordinateur a la charge. Le coordinateur peut ensuite rembourser (ou avancer) les bénéficiaires organisant par exemple des événements communs à tout le consortium, qui sont donc être financés par le pot commun.
La question concernant la conformité de cette pratique par rapport aux règles de la Commission Européenne se pose souvent.
Après avoir contacté le PCN juridique et financier France, cette pratique est bien autorisée dans le cadre des projets ITN car il ne s'agit pas de refacturation. Il n'y a donc aucun souci pour fonctionner ainsi, mais cela est vraiment spécifique aux projets ITN. Effectivement pour les projets européens classiques, la refacturation entre les partenaires n'est pas autorisée."

Bonne journée (-:
A+