Remboursement candidats et partner organisation

Bonjour à tous,

Nous avons prévu un évènement de recrutement à Nantes pour les 26 candidats pré-selectionnés (13 position ESR). Au montage il a été décidé qu'un remboursement de 500€ max sera effectué pour le déplacement des candidats. Chaque bénéficiaire doit rembourser 2 candidats par position ESR proposée.

Nous avons aussi le même système pour les partner organisations où un remboursement de 3 déplacements est prévu. Ces remboursements sont répartis sur chaque bénéficiaire comme pour les candidats.

Les bénéficiaires devant prendre sur leur propre budget pour effectuer ces remboursements, chacun doit respecter la procédure de son institution. Il est donc parfois impossible de "payer" des particuliers (candidats) ou entreprises sans qu'ils soient liés à l'institution.

En espérant mon explication claire, avez-vous déjà été confronté à cette situation ? Si oui comment avez-vous et vos bénéficiaires, traités ces remboursements ?

En vous remerciant.

Florent du projet FLOAWER

Bonjour Florent,

Les différentes politiques administratives propres à chaque institution alourdissent effectivement les procédures.

J'imagine que ton institution a déjà reçu le premier financement de l'Europe qu'elle a redistribué aux bénéficiaires ?
Je comprends que ton institution est le coordinateur du projet et qu'elle autorise le remboursement à des extérieurs. Dans ce cas, une solution serait que ton institution avance les frais qui seront récupérés lors du paiement à mi-parcours -> ton institution versera moins. En revanche, pour les organisations partenaires qui ne reçoivent pas d'argent, ton institution peut avancer les frais et ensuite facturer les organisations partenaires.

Finalement, une possibilité de gestion de tels frais "commun" est la mise en place d'un pot commun géré par le coordinateur. Voir les posts du forum dédiés https://msca-itn-france.forumactif.com/t19-pot-commun

Bonne journée !

Merci pour cette réponse très réactive !

Nous avons en effet déjà versé le premier financement aux bénéficiaires. Un pot commun a aussi déjà été mis en place, mais bien sur ces coûts de remboursement n'avaient pas été inclus.
Nous avons déjà réfléchi à la solution proposée, mais elle nous paraissait compliquer les aspects financiers.
Je comprends que finalement c'est peut être le plus simple...

Nous allons en discuter avec les bénéficiaires et dès que nous avons trouvé une solution, je la partagerai ici.

Bonne journée.